【初心者向け】資料作成の仕方-研究・開発の報告資料の型と注意点

報告資料の作り方、研究開発、初心者向け PCスキル
はなたか
毎月の報告資料、面倒だなぁ・・・どうやって作ろう・・・

入社して間もない方や、初めて大学でプレゼンする方は、こんな悩みを感じたことがあるのではないでしょうか?

私も大学の研究室で初めてプレゼンするとき、全然やり方がわかっていませんでした。

今日は、報告資料の作成の仕方、特に理系の学生さんや、企業の開発者の初心者向けにわかりやすく解説します。

この作成の仕方を覚えているだけで、プレゼン初心者から脱却できますので、第一歩をぜひ踏み出しましょう!

報告資料の基本型

実験結果を報告する場合

実験結果の報告
  1. 題目:タイトルで言いたいことを伝える
  2. 概要:目的と結論を先に伝える
  3. 背景:実験の背景
  4. 目的:実験した目的
  5. 手法:どのような実験をしたか
  6. 結果:実験から得られた事実
  7. 考察:実験から考えられること(仮定、推論など)
  8. 結論:結果、考察から目的に対してどうだったのか
  9. 今後:実験で得た結論をもって、今後どうするか

番号を振ると9つもあるので、大変そうだと感じるかもしれませんが、この流れを忘れないようにしないと、プレゼンを聞いている人はわけがわからなくなります。

初心者が陥るパターンを下記にまとめますので、これらをチェックしながら資料を作成しましょう。

  • 結論がなかなか出てこない
  • 目的に対して結論が無い
  • 結果と考察がごっちゃ
  • 背景の説明が不十分で、今後どうするかが理解できない

結論がなかなか出てこない

そもそもプレゼンを聞いている人は何を知りたいのでしょう?

実験結果を報告しているのであれば、 実験をしたことによって、目的が達成されたかどうかの結論を欲しがっているパターンがほとんどです。

②の概要をすっ飛ばしてプレゼンを作成してしまうと、結論が最後までわからなくなります。

むずかしい実験の報告だと、途中の実験手法の説明や結果の報告でついていけなくなります。

結論にたどり着くころには、心地よい睡眠タイムになるのがオチです。

事実、そんな上司が私の周りにもいます笑

前置きが長くなっていませんか?

結論は早い段階で報告する、これが鉄則です。

目的に対しての結論がない

結論がなかなか出てこないパターンと並んで、よくあります。

一番多いのは、結果だけの報告、ですね。

⑦~⑨が無いパターンです。

こういう報告をすると、何も考えていない人、言われたことしかやらない人、と思われてしまいます。

プレゼンを聞いて、結果だけを知りたいとあらかじめ言われている場合は別ですが、社会人のレベルの差が一番出るのが⑦~⑨の部分です。

ここをどれだけ良いものを作れるか、を常に考えておきましょう。

結果と考察がごっちゃ

これは実験に精通している人が見れば、判別できるのですが、初心者はよくやってしまいます。

結果は事実、考察は推測です。

事実と推測は分けて表記しましょう。

聞いている人は、 実験データなどの事実から、どのように考えて結論を導き出したのかを知りたいのです。

初心者にありがちなのは、自信が無いために実験事実を

「~である」と言い切らずに、

「~だと考えられる」と少しやわらかく表現してしまうことです。

そして報告資料に並ぶのです。~だと考えられる、~だと思われる、という文字がたくさん。

プレゼンを聞いた人は、実験から何が分かったのかわかりませんよね。

誰に聞いても、返ってくる答えが一致する、のが事実です。

例えば、AとBを比較したときにAの方が値が大きい、というのであれば、

大きいと考えられる、という表現はNGです。

Aの方が大きい、と言い切ってください。

まじめで怒られるのが嫌な方は、考えられる、というやわらかい言葉でぼやかしがちですが、実験の報告などでは、逆に曖昧な言葉は嫌われます

背景の説明が不十分で、今後どうするかが理解できない

これも言われたことしかやらない人が陥りやすいパターンです。

実験というのは、プロジェクトやテーマという大きな枠の中の一つなので、報告する実験の位置づけというものを理解する必要があります。

全体の中で、この実験はこの部分をやっていて、こういう結論が出たから今後こうします。

この流れが大事です。

単純に、実験やってこの結果が出たので次はこうします、というのは△です。

聞いている人は、次のアクションについて判断できません。

なぜなら実験の背景がわからず、実験の位置づけがわからないので、次に進む方向が正しいのかがわからないのです。

実験の背景が共有できている場合は、問題ないでしょうが、基本的には実験背景はしっかり理解しておきましょう。

そして具体的な今後のアクションを示せたら、プレゼン初心者は卒業です。

報告資料の作る順番で大事なポイント

ここまでの説明を見て、さぁパワーポイントで資料をつくるぞ!と思われた方、ちょっと待ってください!

いきなり資料を作らず、下記のステップを踏みましょう。

流れを理解したあとにやること
  1. まず先ほどの流れを紙やエクセルなどで書きだす
  2. パワーポイントにタイトルと結論(言いたいこと)だけを書いていく

先ほど説明した報告の流れをすべて頭に叩き込めていますか?

なんとなくの理解で進むと、あとで手戻りが多くなります。

あれ?ここって言いたいこと、何だったっけ?

こういうこと言いたかったんだったっけ?

こうなると、うーーーーーん、と悩む時間へ逆戻りです。

紙やエクセルでリスト化

ページ タイトル 言いたいこと 使うデータ 説明時間
1 背景 実験の背景 文献データ 1分
2 目的 実験の目的 過去実験データ 1分
9 今後 今後のスケジュール スケジュール表 1分

このような形で、リストを作ってみましょう。

各ページのタイトル、言いたいこと、使うデータ、説明時間のリストです。

このように整理することで、報告の流れがいつでも見えるので、手戻りが圧倒的に減ります。

タイトルと言いたいことに繋がりがあることを確認しながら進めましょう!

パワーポイントにタイトルと結論を書く

このリストに従って、資料のタイトルと結論だけをページに書いていきましょう。

注意すべきは『1ページに1つの結論を書くこと』です。

1ページで言いたいことは1つだけです。

聞いている人たちが天才の集まりであれば、1ページに2つ3つ詰め込んでもいいんですけど、そんな機会はまずありません。

シンプルに伝えることを意識しましょう。

説明上手な人はやっぱりオトク?

オトクです。企業の管理職の私が言い切ります。

私の部活の先輩に、実験結果は普通だけど、プレゼンがめちゃくちゃうまくて、卒業論文の優秀賞をとったという人がいます。

プレゼン能力というのは、水道で例えると、蛇口の部分にあたります。報告内容は水そのものです。

どれだけ綺麗な水を浄水場で作っても、蛇口の部分が錆びていたら、汚い水しか出てこないですよね?

今なら、蛇口の部分に浄水器を付けたりできますよね?

良いプレゼンというのは、普通の蛇口に浄水器がついたようなイメージです。

とまぁ、水に例えて、説明スキルは大事ということを伝えたかったのですが、何よりも、説明スキルというのは色んなところに使えます。

むずかしい実験の専門知識とかって、その分野でしか使えませんが、説明スキルというのは、技術者はもちろん、マネージャー、営業、引いては経営者にとって必須スキルです。

孫さんとかプレゼンスキルはすごいですよ?

是非、ソフトバンクの決算発表とかのYouTubeを見てみましょう。

若いうちにこういう説明スキルを磨き上げるのは超重要です。

まとめ

報告の流れと、流れを作る際の注意点を説明しました。

この流れは実験の報告のプレゼンテーションだけでなく、プレゼンテーション全般に応用できます。

是非、使いこなして、説明上手な人間になってくださいね。

私も若いころに戻れるなら、こういう知識にもっと早く触れておきたかった・・・本気でそう思います。