【企業の研究者とExcel】クイックアクセスツールバーとショートカットキー 

企業の研究者とExcel クイックアクセスツールバーとショートカットキー PCスキル

私はモノづくりの研究開発を企業で10年近く携わっており、
今日は、仕事をしていく上で必須ツールとも言えるExcelの機能についてです。

研究開発に関わる人はExcel技術を伸ばしておくべき

大企業でもよく必須ツールと言われているExcelの現状と、
私の経験上、目立たないようで使えるExcelの小技も紹介します。

大企業の社員とExcel

Excelはほとんどの人が使っているのではないでしょうか?

ではいつから使い始めましたか?と聞かれると、
社会人になってから、という人もちらほらいらっしゃるのではと思います。

私のこれまで接した方々の傾向を見てみると、
大学で卒論などのデータ整理とかで使用したことがある、
くらいのレベルの人が多い
気がしています。

でも 仕事ではめっちゃ使うんですよね。

使い方を懇切丁寧に教えてくれるかと言われればそうでもないのです。

天狗@若手社員
先輩、Excelの使い方がよくわからないので、教えてください!
仙人@先輩社員
ふむ、Excelのどこがわからないのじゃ??
天狗@若手社員
え~っと…(わからないところがわからない・・・)
仙人@先輩社員
天狗よ、まずは自分なりにExcelを使ってみるのじゃ!Fight!

こんな感じで使いながら慣れろ的な空気の中で仕事をし、
うまくExcelを使えずに仕事が終わらない日々まっしぐらとなります。

中堅社員や年配社員の人の中でも、
Excelの操作が不慣れで非常に遅かったりするのではないでしょうか?

打ち合わせの時にExcelの不慣れな操作があからさまになると、部下は不安になります。

上司@PC Lv.1
う~んと、コピーするには…えーっと…あれれ??うーーーーーーん・・・
天狗 PC Lv.10
この人、Excel作業めっちゃ遅いやん・・・もっと勉強したらいいのに・・・

これは実際に私が感じたことです笑

逆にマクロとか使ってスマートに単純作業をこなしている方をみると、
みんなの見る目が変わります。

Excelを使いこなすだけで業務スピードも上がり、社内の評価もあがりやすいので、
自己啓発に何をするか悩んだら まずExcelスキルを伸ばすべきだと思いますね。

Excelで知っておくと他人と差がつく機能(実体験)

ソフトウェア関連の研究者やエンジニアの方々は
Excelについて詳しい方も多い印象ですが、
モノづくりに携わる方はあまり得意ではない人も多いです。

正直、 研究開発の分野では、Excelに精通しておくべき
というのが私の思うところです。

私がこれは役に立ったという機能を書いていきます。

  1. クイックアクセスツールバーへの登録
  2. 各種ショートカットキー
  3. 各種関数
  4. マクロ(VBA)
  5. Alt+Enterでセル内改行

全部解説したいのですが、かなりのボリュームになりますので、
この記事では①と②の一部を紹介したいと思います。

 

①クイックアクセスツールバーへの登録

そもそもクイックアクセスツールバーとは何ぞ??という声が聞こえてきそうですが、
下の画像をご覧ください。

この Excelの左上にあるアイコンが並んでいるところをクイックアクセスツールバーと呼びます。

よく使うコマンドをここに登録しておくと、作業スピードがアップします!

次に簡単な登録の仕方を紹介しますね☆

(ほかにもファイルタブ→オプション→クイックアクセスツールバー→コマンドを追加という方法がありますが割愛します)

  • リボンの中から右クリックで選ぶ方法

リボンは画像の赤枠部です。

それでは例としてこの中の 『折り返して全体を表示する』をクイックアクセスツールバーに登録したいと思います。

 

まず 『折り返して全体を表示する』のコマンドを右クリックします。

すると クイックアクセスツールバーに追加というコマンドが出ますので、
これを左クリックで選びます。

Excelの左上のクイックアクセスツールバーに『折り返して全体を表示する』のアイコンが追加されました!(簡単☆)

 

  • クイックアクセスツールバーのメリット

リボンのタブ切り替えが必要ない

ホームとか挿入とかページレイアウトとかタブが色々あり、
タブからコマンドを選んで作業する必要がなくなります。

よく使うコマンドは、 クイックアクセスツールバーのアイコンを押すだけです。

 

キーボード操作でコマンドを選べる (オリジナルショートカットキー)

私的にこれはかなり破壊力があるメリットです。

Alt『数字キー』でコマンドを呼び出せます!!

Altキーと同時押しではないことに注意!

適当なセル上でAltキーを押してみると、こんな感じでクイックアクセスツールバーに数字、リボンのところにはアルファベットが出てきます。

今回は適当に文字入力したD2のセルの上でAltキーを押しています。

(先ほど登録した『折り返して全体を表示する』コマンドは9番の数字が出ていますね)

この状態で『9』のキーを押すと…

こんな感じで 『折り返して全体を表示する』コマンドが実行されます

 

ちなみにExcelには、

『ショートカットキーの割り当てがないコマンド』

がたくさんあります 

(今回の例の『折り返して全体を表示する』コマンドもショートカットキーはありません)

よく使うんだけど、ショートカットキーがないために、
マウスでリボンから選んでいたコマンドも、クイックアクセスツールバーに登録しておけば、
キーボードからコマンド入力できます!

ショートカットキーがないけど私がよく使うコマンドは

  • セルの結合
  • 罫線
  • セル文字の左右中央揃え
  • セル文字の上下中央揃え
  • 折り返して全体を表示

私はこれらをよくショートカットキーで使います。

他にも図形の挿入セルの色変更文字の色変更枠線の色変更などをクイックアクセスツールバーの中に入れておくと、図形の編集などの作業効率が上がります!

 

②各種ショートカットキー

ショートカットキーは地味に役に立つのですが、多くてなかなか覚えるのが大変ですよね。

私もよく使うショートカットキーしか覚えていませんが、意外とこれ使えるといいよ、というものを1つ、紹介しますね☆

・『ctrl+F1 = リボンを隠す

特に ノートPCを使っている人や、 Excelを使って報告する人は知っておいた方がいい機能です。

ノートPCの画面って小さくありませんか?

このコマンドを使うことで リボンの分だけ作業スペースが増えますので地味にうれしい!

 

打ち合わせのときや会議の時に、パワーポイントではなく、
たまにExcelを使って説明したりすることもあると思いますが、

このショートカットキーを使って、
パパッと見せたいところを見やすく表示するだけでデキる人に見えます☆

逆に使わないとイラっとさせているかもしれません笑

またリボンを隠していると、リボンからコマンドを選ぶときに少し手間が増えるのですが、
そういったときのためにも、クイックアクセスツールバーにコマンドを登録しておきましょう☆

リボンを隠していても、クイックアクセスツールバーのコマンドを使えば
スペースを確保したまま作業できますよ(^^)

 

いかがでしたでしょうか?

研究開発だから使う、というわけではないExcelとそのコマンドを紹介させていただきましたが、
皆様のお役に立てれば幸いです。

それでは今日はここまでです。

最後まで読んでいただきありがとうございました☆それではまた(^<^)/